供应商关系管理SRM
供应商关系管理方案书
1 背景
对供应商的管理是ERP软件的重要组成部分，目前多数ERP软件在管理供应商方面，还停留在供应商资质、采购合同、采购发票、采购付款、应付账款、供应商评价方面。对供应商提供产品的生产、发运情况跟踪做不到，对供应商能不能准时到货无法掌控。
国外最早提出供应链管理是在2002年，标准的讲法叫供应商关系管理(SRM).管理的重点在供应商选择、评价、考核方面，这些内容在ERP的采购管理模块中已经有所体现。亿游平台软件公司推出的供应链外延管理模块，重点是管控供应商提供产品在送货、不合格品处置、生产过程过程跟踪、发货进度跟踪、采购发票管理、付款通知及采购对账等关键业务。希望达到的工作目标如下：
1、向供应商发布采购任务，供应商网上报价。建立供应商网上报价平台，通过平台让供应商报价，同时确认报价的有效期。有供应商联系人的短信通知功能。
2、发布采购合同。讲确定的采购合同通过供应商外延平台，发布给供应商，确认供应商收到采购合同。有供应商联系人的短信通知功能。
3、供应商生产进度跟踪，要求供应商根据采购合同的要求，对生产进度进行跟踪，包括设计、备料、关键零部件生产、出厂检验、发货等关键节点进行跟踪，可以要求每天做一次跟踪，也可以按时间节点跟踪。可以设置不同类别产品的供应商生产进度跟踪模板。
4、供应商编制送货单。要求供应商送货或委托运输公司发运前，必须在供应商外延平台上编制送货单，送货单与采购合同直接勾稽，送货单到厂后，经采购员确认后直接生成采购员的采购送检单。
供应商若采用委托运输单位送货方式，运输单号要在送货单上体现出来，便于采购员跟踪送货进度。
5、不合格品整改管理。对进货检验判定为不合格品者，通过供应链外延平台向供应商发布不合格品整改通知单，要求供应商对整改情况及时汇报，并跟踪不合格品整改完成情况。
6、不合格品换货管理。对进货检验判定为不合格品并且采用换货方式处置不合格品者，跟踪换货流程，确认换货物料到供应商处的时间、换货发运时间等关键节点。
7、供应商发票勾稽。要求供应商在开发票时，做发票与入库单的勾稽关系，要求发票内容与入库单内容严格一致。供应商邮寄发票时，连同发票与入库单勾稽关系表一同邮寄，采购员收到供应商采购发票时，核准发票与入库单的勾稽关系表，准确无误后直接到财务部挂账。
8、付款通知。对供应商付款后，通过供应链外延平台通知供应商的联系人。
9、月末对账。月末通过供应链外延平台通知供应商对账，以确保供应商应付账款数据的准确。
2 SRM软件总览
亿游平台的SRM软件，包括供应商网上报价、采购合同发布、生产过程跟踪、运输过程跟踪、送货管理、开票管理、不合格品处置、付款通知、采购对账单等。
2.1 业务场景
包括如下方面的业务场景：
1、采购询价。采购员通过SRM向供应商发出询价单并通知供应商的联系人，供应商通过SRM平台报价，采购员通过SRM平台发布询价比价结果并通知供应商。
2、采购合同发布。采购员通过SRM平台向供应商发布采购合同并通知供应商方的联系人，供应商登录SRM平台就可以查询到采购合同，可以下载打印采购合同。
3、生产过程跟踪。采购员在向供应商下达采购合同的同时，还要下达采购合同生产过程跟踪单。供应商根据采购合同生产过程跟踪单的要求，在SRM平台真实填写采购合同的生产进度。
4、填写送货单。无论是供应商自己送货还是委托运输公司(或物流公司)运输，供应商要在SRM平台上填写送货单，建立送货单与采购合同的对应关系。
5、运输过程跟踪。供应商在填写送货单的同时，在SRM平台填写运输过程跟踪情况。若是供应商送货，必须在沿途规定高速公路服务区打卡，记录到服务区的时间，运输车间照片等。若是委托物流公司运输，把快递号填写在运输过程跟踪卡上，由采购员跟踪物流到货情况。
6、到货质量管理。包括不合格品处置单、采购换货跟踪、供应商整改通知单等三部分内容。
7、采购发票管理。供应商在邮寄采购发票前，通过SRM平台建立采购发票与采购入库单的勾稽关系表，并且报采购发票与入库单的勾稽表打印出来，连同采购发票一起邮寄给客户方的采购员。客户方采购员拿到供应商发票后，核对采购发票与入库单的勾稽关系，准确无误后，直接到财务部做发票挂账。
8、付款通知。对供应商付款后，通过SRM平台通知供应商的联系人，核实付款是否到账。
9、采购对账。采购员定期对供应商的应付账款，发出对账单与供应商对账。
2.2 程序版本
供应链外延管理分成两个版本：
(1)ECA平台版。供应商外延管理是亿游平台ECA平台下的一个扩展模块，与ECA平台浑然一体。供应商在自身的电脑上要安装客户端，通过远程接入的客户的ERP系统中，实现SRM平台的各项功能。目前ECA平台版已经成熟。
(2)B/S版。功能与ECA平台板一样，程序按B/S模式重新开发。优点是供应商不需要安装客户端，只要有个链接地址就可以操作。B/S版SRM平台正在开发中。
2.3 功能清单表
2.4 达到的管理效果
1、把采购管理延续要供应商端，可以更好地掌握供应商的供货状态。
2、把编制送检单、采购发票与入库单的勾稽由公司的采购部移到供应商端，减少了采购员的工作量，提高了数据的准确性。
3、供应商生产状态逐天汇报，可以及时掌握采购产品的状态，预判到厂时间。
4、对换货产品建立台账，跟踪进度，可以有效减少由于换货不到位造成的车间停工待料时间。
5、同供应商实现网上对账。
2.5 几个关键单据
下列关键单据，在推行SRM系统前要设计好：
1、采购询价单模板。包括询价物料的编码、名称、型号规格、计量单位、数量等，还包括报价有效期、供货周期、付款方式、运输方式、发票类型等。
2、生产进度跟踪模板。按采购的物料小类设计供应商生产进度跟踪模板。每个物料小类1个生产进度模板，包括设计、关键部件生产进度、入库进度等。需要说明的地方有：
(1)生产进度模板主要针对采购的非标准物料有效。例如：柜体、互感器、10KV断路器、框架断路器、微机保护装置、接地开关等。
(2)大宗物资(钢材、铜材等)、标准件、备货时生产的标准电气元件(电表、低压接触器、低压继电器、端子、指示灯等)不做生产进度跟踪。
3、运输进度跟踪模板。分成送货和委托运输两类。各自有自身的进度跟踪模板。
4、换货进度跟踪模板。
5、付款通知模板。
6、采购对账模板。以采购合同为基准，对入库、开票、付款情况给出对账单。
3 实施注意事项
3.1 SRM运用的侧重点
企业规模越大，对SRM的需求就越强烈，有如下几个原则指导企业使用SRM系统：
1、企业营业收入在在1亿元以内，甚至1.5亿元以内。不推荐企业上SRM系统。
2、营业收入在1.5亿元-3亿元的企业，有选择的实施SRM的功能。包括：采购询价、送货单管理、采购发票管理等。其余功能可以暂时不实施。
3、营业收入在3亿元-5亿元的企业，加大SRM运用的推广面。包括采购询价、送货单管理、采购发票管理、付款通知管理、采购对账等。
4、营业收入超过5亿元的企业，SRM的全面功能均要推行。
3.2 向供应商重点培训的几件事
1、物料计量单位前后一致。供应商送货单上的物料计量单位、纸质采购发票上的物料计量单位必须同采购合同上的计量单位之一。若发现不一致的地方，送货单和采购发票均要退回供应商，责令其按正确的计量单位开票和送货。
2、供应商提供的纸质采购发票的类型和增值税的税率必须与采购合同一致。
3、货币计量单位及币种必须与采购合同一致。货币一律以元为计量单位，不允许出现“万元”的计量单位，币种指人民币而不是其他货币。
4、供应商的送货单和采购发票不允许“混搭”。对于供应商的送货单和纸质采购发票，做出如下约定：
(1)允许1个采购合同分多批送货(填写多个送货单),但不允许1个送货单上有多个采购合同的物料。若本批次送货需要运送多个采购合同的物料，物理上可以一起送货，但送货单必须按采购合同分开，填写多张送货单。
(2)允许1个采购合同分多次开采购发票,但不允许1个采购发票上出现多个采购合同的物料。若本批次开票需要把多个采购合同的发票都开出来，物理上可以一起开票和邮递发票，但每张采购发票只允许开1个采购合同的发票。也就是要按照采购合同开多张采购发票。
5、通知机制的培训。
撰稿人：杨刚
2023年2月20日第2版
