费用报销系统

费用报销模块实施方案书

1 背景

报销是企业日常运营中的一个非常重要的环节，费用报销不仅与企业的现金流通状况密切相关，也关系到企业员工的自身利益。

企业繁杂的报销管理流程往往造成报销延误，给企业员工带来不便，因此简化费用报销流程并提高报销过程的透明度，成为企业想要解决的问题之一。

西安亿游平台软件股份有限公司的费用报销模块，是亿游平台ERP软件的扩展模块，该模块实现的工作目标如下：

1、加强和规范企业费用报销行为，合理控制各项费用支出。

2、严格落实报销审批制度，从严控制出差人数和天数，严禁无实质内容、无明确公务目的的差旅活动。

3、结合企业实际情况，落地简化报销管理流程。

4、今后费用报销模块与企业的月度费用预算结合起来，控制费用预算计划的执行，杜绝额外支出(目前许多企业还没有上月度费用预算系统，费用报销与月度费用预算计划还没有结合起来)。

2 费用报销总览

包括费用报销的业务场景、工作原理、主要功能、与总账系统的关系等方面的内容。

2.1 业务场景

包括如下方面的业务场景：

1、差旅费用报销。含销售员、市场推广人员的销售费用报销(成本归到销售费用科目中)、公司管理部门的差旅费用的报销(如：采购员的供应商考察费用、财务部外出参加新税法培训会议、企管部KPI参观学习等，成本归到管理费用科目中)、研发人员的差旅费用的报销(研发部出国考察新产品、到西高所所产品型式试验等，成本归到研发费用科目中)。

2、通讯费用报销。包括公司给员工的手机话费补贴、直线电话费用报销等。又根据费用类别的不同，区分为：销售类通讯费用、管理类通讯费用等。

3、招待费用报销。包括用于销售目的的业务招待费(费用归到销售费用)、用于管理目的的招待费报销(例如：招待市领导参观企业、招待供应商来访、招待券商等，费用归到管理费用科目)等。

4、试验认证费用。包括产品型式试验费用(费用科目归到研发费用)、质量认证费用(费用科目归到管理成本)、银行信用认证(费用科目归到管理成本)等。

5、售后服务费用报销。包括售后服务的材料费用报销、售后服务邮递费用、设备安装调试中的支付的人工费用、租用设备的费用等。

6、运杂费用报销。包括销售运杂费(费用科目为销售费)、采购运杂费(费用科目为管理费)、其他类型的运杂费(费用科目为管理费)。

7、标书费用报销。费用科目归集到销售费用。

8、中标服务费报销。费用科目归集到销售费用。

9、办公费用报销。包括报销的办公用品、低值易耗材料、卫生用品等，费用科目归集到管理费用。

10、会务费报销。包括用于市场推广目的的会务费用的报销(例如：参加每年的行业协会，费用科目归集到销售费用)、用于管理目的的会务费用的报销(例如：参加后备上市公司培训会、质量体系认证会等)。

2.2 工作原理

分成费用申请、借款申请、费用报销(含差旅费报销)、现金还款等4个方面，每类业务编制单据后，发起审批流程，审批完成后，传递给财务做记账凭证。

2.3 功能概述

1、基础资料维护。包括：费用项目资料维护(维护报销的费用项目与财务成本科目之间的关系、是否计入成本、是否属于差旅费报销等)、费用标准维护(主要维护差旅费各类补贴标准及上限)、人员类别维护(不同类别的人员执行不同的费用标准)等三个方面。

2、费用报销管理。含编制费用申请单、编制借款申请单、编制费用报销单、编制差旅报销单、编制现金还款单等单据，并按过一定的审批流程审批，审批完成后形成报销单据并向财务总账系统传递单据或凭证。

3、查询与统计。包括如下功能：

(1)单据查询，包括费用申请单查询、借款申请单查询、费用报销单查询、差旅报销单查询、现金还款单查询等。

(2)费用报销跟踪表。该表综合反馈费用申请单、借款、实际报销、借款冲抵等情况。

(3)费用汇总表。对费用进行统计和分析。

(4)借款账龄分析。分析借款的账龄，对超期的借款督促相关人员归还借款。

(5)借款到期预警。借款到期还没有归还，做到期预警功能，提请相关人员归还借款。

2.4 与财务总账系统的关系

1、实现财务业务一体化系统。费用报销系统的数据源头在ERP系统，审批结束后将费用报销相关业务单据传递给财务系统，总账所用的凭证在总账系统中生成，财务总账中可以看到ERP中的单据号，ERP的单据上也记录了总账的凭证号。

2、费用报销与成本核算的关系。根据费用报销单上的归类及对应的成本科目，月末可以按一定的规则把报销的成本提取到成本核算模块中，形成相关的费用核算，在项目成本中能够体现出来。

3 功能说明

3.1 基础资料

维护与费用报销的基础资料，包括费用项目、费用标准、人员分类的维护。

3.1.1 费用项目

设置费用项目，便于成本归集和分类分析。下表设置的费用项目供参考，具体到企业，还要做适当调整。

费用项目的字典设置，一定要同企业总账会计协商，把费用分类够清楚，哪些进项目成本、哪些进销售成本、哪些进管理成本、哪些进车间制造费用。费用项目要尽可能列全，不要有遗漏。

3.1.2 费用标准

费用标准主要用于出差人员的差旅补贴标准及计算非增值税发票抵扣。补贴标准按人员类别建立。实际报销中，报销人所属人员类别由“人员类别”字典建立。

3.1.3 人员类别

定义报销人员类别，不同类别人员执行不同费用标准。

3.2 费用报销

主要功能有：费用申请单、借款申请单、费用报销单、差旅报销单、现金还款单等5大单据。这些单据的关系如下：

1、费用申请单类似于费用计划审批，先向领导报计划，审批同意后再执行。

2、借款申请单。费用计划审批通过后，需要出差或提前购置设备等，在正式报销之前，需要向公司暂借款。

3、费用报销单和差旅报销单是费用报销的主要内容，费用报销单只没有出差事项的费用报销，也不存在人员出差补贴的情况。差旅报销单由差旅补贴及税款抵扣事项要处理。

4、现金还款单。计算借款金额与费用报销金额(含差旅报销单)的差异，督促还款。

3.2.1 费用申请单

处理员工、部门和往来单位的费用申请及审批过程。由申请人编制费用申请单，然后发起审批流程。

3.2.2 借款申请单

处理员工、部门和往来单位的借款事项。由申请人编制借款申请单，然后走借款申请单审批流程。

3.2.3 费用报销单

处理员工、部门和往来单位的费用报销事宜，费用报销单不含差旅报销。由报销人编制费用报销单，然后走审批流程。

3.2.4 差旅报销单

差旅费报销单主要用于出差费用或出差借款、历史借款余额而对应产生的报销业务。差旅费报销单中，不允许报销金额小于零。 由于2019年3月国家出台的运输费可抵税的政策，差旅报销单中体现了相关抵税信息。

3.2.5 现金还款单

处理员工、部门和往来单位的年末或某个时间点清借款业务。

3.3 统计与分析

主要针对费用报销方面做统计与分析工作，包括如下方面：

1、费用报销跟踪表。将费用申请、借款申请、费用报销、现金还款等业务活动串到一起，对费用报销的进展情况进行跟踪。

2、费用汇总表。针对指定的费用承担部门(还要区分费用承担项目、往来单位)汇总当年内每个月的费用发生情况。

3、借款账龄分析表。分析借款的账龄情况，督促还款。

4、借款到期预警。当借款超过计划的还款日期还没有还款，体系做预警提示。

3.3.1 费用报销跟踪表

采取报销业务跟踪一览表的形式，通过不同维度、多样的汇总方式来展现费用报销的实际付款、报销、冲销的情况。

3.3.2 费用汇总表

通过费用承担部门、费用承担项目、往来单位的维度统计年度报销情况，展现每个维度中各费用项目每月发生额。

3.3.3 借款账龄分析表

借款账龄分析表主要是对已到期的未核销借款的时间分布进行分析，便于企业对不同时间段内的逾期账款采取不同对策，提高借款回收率。

3.3.4 借款到期预警

借款到期预警分析以汇总表的形式反映截止到预计还款日期，已到期的未归还的借款及过期天数、未到期的借款及未过期天数。通过借款到期预警分析，协助企业监督往来单位的还款（报销）进度。

4 实施注意事项

费用报销模块本身不是很复杂，推行起来也比较容易，但有几件事项事先要规划好：

1、费用项目的设置要完整、严密。费用项目的设置一定要同总账会计一起讨论，设置的费用项目要完整，与成本科目密切相关。项目实施经理一定要明白，每个费用项目同今后的成本核算是直接关联的，特别要注意如下方面的区分：

(1)直接进项目成本的费用项目。费用报销就要注意项目的合同号，通过合同号进入项目成本。

(2)进入车间制造费用的费用项目。包括车间的办公费、运杂费等。

(3)进入销售费用的费用项目。例如：中标服务费、销售差旅费等，根据新会计准则，销售费用不在合同中分摊，但有些企业在给销售员结算时，要扣除销售费用。

(4)进入公司管理费用的费用项目。例如：公司层面上的接待费、上市培训费用等，根据新会计准则，管理费用不在合同中分摊。

(5)进入公司研发费用的费用项目。按照国家鼓励研发投入的政策，研发费用可以加计扣除企业税前利润，对研发费用的报销要特别关注。

2、费用报销与财务总账建成财务业务一体化系统。要求把费用报销的单据要传递给财务总账系统(注意费用报销的单据号一定要传递过去)，财务总账系统生成总账凭证后，凭证号要返填到费用报销单据上。实现在财务总账系统查询凭证时，可以找到费用报销的单据号，当然在ERP系统中查询费用报销单据时，也可以看到费用报销单据在财务总账中的凭证号。

就目前情况，费用报销单据的输入还是PC端程序，可能对异地编制费用报销申请单有些不方便，需要自带笔记本电脑才能输入。计划在2022年下半年推出费用报销管理模块的2.0版本，亿游平台软件将开发手机版的费用报销申请单输入程序替代目前的PC端程序，同时增加手机查询单据的功能。

撰稿人：贺潇

2022年5月20日